Envío seguro de documentos para abogados y equipos jurídicos

¿Por qué el correo no basta para documentos confidenciales?

El correo es como la mayoría de los despachos comparten documentos, y con los archivos confidenciales crea tres problemas. Las copias se multiplican en cada buzón y copia de seguridad por la que pasa el mensaje. Los adjuntos se limitan a entre 20 y 35 MB en los servicios habituales, así que los expedientes grandes se dividen o acaban en herramientas personales. Y una vez enviado, no puedes recuperar un documento ni limitar a quién se reenvía. Un enlace de transferencia bien configurado responde a cada punto: una sola copia, guardada un tiempo definido, accesible solo con el enlace y, si lo eliges, con una contraseña.

Los controles que importan, y cómo funcionan

Con el cifrado de extremo a extremo activado, la parte del enlace que sigue a «#» contiene la clave de descifrado. Quien tenga el enlace completo puede abrir los archivos, así que trátalo como el propio documento y combínalo con una contraseña enviada por otra vía. Nuestra página sobre el cifrado de extremo a extremo explica el diseño, y envíos protegidos con contraseña trata las contraseñas.

Cómo enviar un documento confidencial de forma segura

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   Paso 1

   Abre Transfr y añade los archivos

   Entra en transfr.me y añade los documentos. Los expedientes grandes (escaneos, documentación, grabaciones) pueden llegar a 100 GB por envío en el plan gratis.

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   Paso 2

   Activa el cifrado de extremo a extremo

   Actívalo en las opciones del envío. El cifrado se hace en tu ordenador antes de la subida.

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   Paso 3

   Añade contraseña y límite de descargas

   Pon una contraseña y, si es para un solo destinatario, un límite de 1 descarga.

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   Paso 4

   Elige una caducidad corta

   De uno a tres días suele bastar para un documento que el cliente debe descargar ya.

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   Paso 5

   Envía el enlace y la contraseña por separado

   Manda el enlace por correo desde la cuenta habitual del despacho; da la contraseña por teléfono o por SMS. Los archivos se borran cuando caduca el enlace.

Recibir documentos de los clientes

Los documentos de identidad, contratos, informes médicos y pruebas suelen llegar como fotos del móvil en un correo o en una app de mensajería. Una solicitud de archivos da a los clientes un canal adecuado: compartes un enlace (o su código QR), suben desde el móvil o el ordenador sin cuenta, hasta 100 GB por envío, y te llega un correo cuando llegan los archivos. Protege la solicitud con contraseña, fija una fecha límite y limita el número de envíos. Los archivos recibidos se conservan 7 días, así que pásalos pronto a tu sistema de gestión documental.

Archivos pesados: pruebas, grabaciones y documentación voluminosa

• Las pruebas en video y audio (exportaciones de videovigilancia, grabaciones de entrevistas) superan a menudo los límites del correo. Envíalas en un solo envío, byte a byte, para que la copia coincida con el original. Mira enviar videos pesados.
• Los expedientes escaneados de cientos de páginas suelen pesar de 100 MB a varios GB. Los PDF se pueden ver en el navegador. Mira enviar un PDF pesado.
• Las carpetas completas de un asunto conservan su estructura, así que la otra parte ve el mismo índice.
• Por encima de 100 GB, Pro no tiene límite de tamaño por envío.

Revisar borradores con clientes y contrapartes

Para un borrador de contrato o un juego de anexos, activa los comentarios al enviar el PDF. Quien lo lee puede fijar una nota en una página concreta («cláusula 7.2: confirmar el plazo de preaviso»), y con una cuenta gratis recibes un correo por cada comentario. No sustituye al control de cambios de tu procesador de textos ni a una comparación formal, pero es una forma rápida de que un cliente que lee en el móvil señale sus dudas en la página correcta. Para borradores sensibles, combina los comentarios con una contraseña y una caducidad corta, y recuerda que quien tenga el enlace puede leer los comentarios de ese envío.

Ubicación de los datos y RGPD

Por defecto, Transfr guarda los archivos en Europa occidental, y puedes elegir la región en cada envío. Los archivos se borran cuando caduca el enlace, y los envíos caducados se purgan a diario. Para despachos con clientes fuera de Europa, la opción de región mantiene los datos cerca de donde se necesitan. Tus obligaciones dependen de tu jurisdicción y de tus normas deontológicas, así que confírmalas con tu responsable de cumplimiento. Como contexto, lee transferencia de archivos conforme al RGPD y la lista de comprobación de transferencia segura.

Buenas prácticas para equipos jurídicos

• Envía la contraseña por un canal distinto del enlace.
• Usa enlaces de una sola descarga para los documentos destinados a una persona.
• Prefiere caducidades cortas; vuelve a enviar en lugar de mantener enlaces largos.
• Abre con cuidado los archivos de remitentes desconocidos: Transfr no analiza los archivos en busca de virus.
• Anota en el expediente qué se envió, a quién y cuándo; en Pro, Send & Track muestra cuándo se descargó.

Los despachos que envían con su propio nombre pueden usar la marca de Pro (logo, subdominio o dominio propio) para que los clientes reconozcan la página de descarga, y Teams para dar a hasta 10 compañeros un espacio común. Antes de generalizarlo, prueba el circuito completo con un compañero: un envío cifrado con contraseña y límite de una descarga, y después una solicitud de archivos que responda desde su móvil. Lleva cinco minutos y muestra exactamente lo que verá un cliente. Mira la guía general de transferencia segura.