Обмен файлами для агентств под вашим брендом

Что нужно агентству для обмена файлами

Агентство отправляет клиентам много тяжёлых файлов: видео кампаний, PDF для печати, пакеты для соцсетей в десятках форматов, исходники дизайна, подборки фото. И получает от клиентов логотипы, брендбуки, отснятый материал и тексты. Инструмент посередине должен хорошо делать три вещи: доставлять что угодно, не думая о размере, выглядеть как ваше агентство, а не как сторонний сервис, и показывать аккаунт-команде, что произошло после отправки.

Одно пространство команды, один бренд

С Teams, который входит в Pro для команды до 10 человек, каждый участник отправляет из общего пространства команды и при этом сохраняет личное закрытое пространство. Передачи и запросы файлов в пространстве команды видны всей команде, поэтому любой может подхватить разговор с клиентом, когда коллега отсутствует, а лента активности показывает, что ушло за неделю. Администраторы приглашают людей, выбирают им роль и один раз настраивают бренд: логотип, фоны и поддомен команды появляются на каждой странице скачивания и запроса, которой делятся участники. Настройки команды по умолчанию, например обычный срок ссылки, применяются автоматически при отправке из пространства команды. Смотрите Transfr для команд.

Как агентство сдаёт кампанию

1. 1

   Шаг 1

   Подготовьте папку для каждого набора материалов

   Например /Видео (16x9, 9x16, 1x1), /Статика, /Печать, /Исходники. Структура папок сохранится на странице скачивания.

2. 2

   Шаг 2

   Загрузите из пространства команды

   Откройте transfr.me, переключитесь на пространство команды и перетащите папку. В Pro ограничения размера нет.

3. 3

   Шаг 3

   Настройте ссылку

   Понятная своя ссылка (agentstvo.transfr.me или ваш домен), срок под план запуска и пароль для работ под эмбарго.

4. 4

   Шаг 4

   Включите комментарии для круга правок

   Клиент оставляет замечания на точном кадре, области или странице. С бесплатным аккаунтом вам приходит письмо о каждом комментарии.

5. 5

   Шаг 5

   Следите через Send & Track

   Смотрите, когда клиент открыл страницу, какие файлы скачал и сколько смотрел каждый. Напоминайте, когда это уместно, а не наугад, и держа в голове нужный файл.

Согласование, когда у клиента несколько человек

На стороне клиента ролик часто смотрят бренд-менеджер, юрист и руководитель. Отправьте передачу режимом Email до 10 адресатам сразу: каждый получит письмо со ссылкой, а все комментарии соберутся на одной странице, рядом с кадром или страницей, к которой относятся. Так правки разных людей не теряются в пересланных письмах, и видно, если двое просят противоположного. Если согласующих больше или клиент пересылает ссылку внутри компании, используйте режим «Ссылка» и пароль, чтобы открыть доступ только тем, кому нужно.

Как получать материалы от клиентов, не бегая за ними

Первые недели проекта уходят на просьбы прислать векторный логотип, свежий брендбук и фото генерального директора. Создайте запрос файлов для каждого клиента или проекта, в Pro с тем же брендом, что и страницы скачивания, и поделитесь ссылкой или QR-кодом. Клиенты загружают без аккаунта, до 100 ГБ за отправку, а автор запроса получает письмо, когда файлы приходят. При необходимости задайте срок и лимит отправок. Полученные файлы хранятся 7 дней, поэтому переносите их в хранилище проекта. Смотрите получение больших файлов.

Файлы дизайна и видео без конвертации

• Исходники дизайна (PSD, AI, пакеты InDesign, экспорты из Figma) уходят как есть. Смотрите отправку файлов Photoshop и дизайна.
• Видеомастера приходят байт в байт, вместе с копией в H.264 для просмотра в браузере. Смотрите передачу видео клиентам.
• PDF для печати можно смотреть в браузере и комментировать постранично. Смотрите отправку большого PDF.
• Папки сохраняют дерево, а клиент скачивает всё одним ZIP-архивом или по одному файлу.

Безопасность для работ под NDA

Файлы шифруются при передаче и хранении и по умолчанию хранятся в Западной Европе, с возможностью выбрать другой регион для каждой передачи, если клиент на другом континенте. Для конфиденциальных запусков добавьте пароль и лимит скачиваний или включите сквозное шифрование, при котором ключ находится в ссылке и никогда не хранится на наших серверах. Аккаунты поддерживают двухэтапную аутентификацию. Если вы работаете с персональными данными граждан России, учтите требования 152-ФЗ о локализации и уточните у юриста, подходит ли вам хранение за рубежом. Руководство по безопасной передаче и статья о передаче файлов по GDPR охватывают вопросы политик.

Клиенты из других стран

Международные клиенты приносят две практические проблемы: расстояние и язык. Для расстояния при отправке выберите регион хранения ближе к клиенту (восток или запад Северной Америки, Западная или Восточная Европа, Азиатско-Тихоокеанский регион, Океания), чтобы сдача на 40 ГБ для офиса в Нью-Йорке или Сиднее скачивалась из ближайшего к нему региона, а не через полмира. Регион выбирается для каждой передачи отдельно, поэтому один и тот же аккаунт может отправлять европейскому клиенту из Западной Европы, а австралийскому из Океании. Для языка интерфейс Transfr доступен на 18 языках, что удобно, когда скачивает не тот маркетолог, с которым вы обсуждали бриф. Бренд везде остаётся тем же, а страница скачивания показывает дату истечения срока, чтобы местные команды знали свой дедлайн.

Transfr рядом с другими инструментами

Transfr не заменяет систему управления проектами или общий диск. Храните рабочие файлы там, где команда их редактирует, а Transfr используйте для того, что выходит из агентства: сдачи работ, кругов правок и материалов от клиентов. Такое разделение держит внутренние папки закрытыми и даёт клиентам чистую страницу под вашим брендом вместо дерева папок. Если сравниваете варианты, смотрите Google Диск и сервис передачи и альтернативы WeTransfer. Практичный способ начать: сделайте одну сдачу и один запрос материалов на бесплатном тарифе и сравните переписку с обычной цепочкой писем. Когда команда согласится, переходите на Pro и приглашайте коллег в общее пространство.