Как безопасно отправить документы по недвижимости и фото объектов

Файлы сделки с недвижимостью

Хуже всего обычно путешествуют именно чувствительные файлы: фото паспорта, снятое на телефон и затерянное в цепочке писем, или банковская выписка, пересланная три раза. Удобная ссылка для загрузки для кандидатов и договоры, отправленные зашифрованными, снижают и риск, и беспорядок в почте.

Как собрать документы покупателей и арендаторов

1. 1

   Шаг 1

   Создайте запрос файлов

   На transfr.me переключитесь на «Получить» и создайте запрос для каждого объекта или кандидата, например «ул. Садовая, 12, заявка на аренду».

2. 2

   Шаг 2

   Защитите его

   Добавьте пароль, задайте срок (до 60 дней или без срока) и ограничьте число отправок, если ссылка для одной семьи.

3. 3

   Шаг 3

   Отправьте ссылку и пароль раздельно

   Пароль отправьте в SMS, а ссылку по почте или покажите QR-код на просмотре.

4. 4

   Шаг 4

   Кандидаты загружают с телефона

   Без аккаунта и без приложения: выбирают файлы или фотографируют документы, до 100 ГБ за отправку.

5. 5

   Шаг 5

   Сохраните файлы в своей системе

   Вы получаете письмо, когда файлы приходят. Полученные файлы хранятся 7 дней, поэтому сохраните их в деле клиента и удалите то, что больше не нужно.

Как безопасно отправить договоры и личные документы

• Сквозное шифрование: включите его, и файлы будут зашифрованы в браузере до загрузки; ключ входит в ссылку и никогда не хранится на наших серверах.
• Пароль: сообщите его по телефону или в SMS, никогда в том же письме, что и ссылку.
• Одно скачивание: установите лимит 1 для документа, предназначенного одному человеку.
• Короткий срок: обычно хватает 1–3 дней; затем файлы удаляются.
• Место хранения: по умолчанию файлы хранятся в Западной Европе или в другом выбранном регионе; региона в России нет.

Подписание выполняется в сервисе электронной подписи; Transfr нужен для движения документов вокруг него. Если вы собираете паспортные и другие персональные данные граждан России, учтите требования 152-ФЗ о локализации и уточните у юриста, подходит ли вам хранение за рубежом. Логику каждой настройки объясняют разделы безопасная передача файлов и передача файлов по GDPR. Юристы и нотариусы на другой стороне найдут свои советы на странице для юристов.

После сделки не забудьте про копии. Файлы, полученные через запрос, сами удаляются из Transfr через 7 дней, а отправленные передачи исчезают, когда истекает срок ссылки. Копии, которые вы сохранили в деле клиента, храните столько, сколько требуют ваши внутренние правила, а лишние фото паспортов и выписок с рабочих телефонов и из почты удаляйте сразу.

Фото, видео и виртуальные туры

Фотосессия из 40 снимков в высоком разрешении, пролёт дрона и тур в 4K легко весят несколько гигабайт, гораздо больше, чем проходит по почте. Фотограф сдаёт всё одной ссылкой, с папками (Фото, Дрон, Видео, Планировки), а агентство смотрит изображения и видео в MP4 в браузере до скачивания. Та же ссылка может уйти собственнику на согласование. Площадки объявлений обычно требуют уменьшенные изображения, поэтому многие фотографы добавляют набор для сайта рядом с оригиналами в полном разрешении, которые агентство хранит для буклетов и витрин. Про дрон и туры смотрите отправку больших видео; сторона фотографа описана на страницах для фотографов и в разделе как отправить большие фото.

Вопросы по планировкам и отчётам

Отправьте планировки, технические отчёты или пакет документов по объекту в PDF с включёнными комментариями. Покупатели могут оставить вопрос на нужной странице («это несущая стена?»), а вы получаете письмо о каждом комментарии, если вошли в аккаунт. Ответы остаются в одном месте, а не разбросаны по письмам, и вы видите, какие документы вызвали вопросы, ещё до второго просмотра.

Управление недвижимостью: осмотры, ремонты и передачи

Управляющие обмениваются постоянным потоком файлов с арендаторами, собственниками и мастерами: фото при заселении и выезде, сметы на ремонт, счета, фото до и после работ. Постоянный запрос файлов для каждого дома, без срока и с паролем, даёт мастерам одно место, куда загружать отчёты и фото с объекта. Для собственника одна передача с актом осмотра и папкой фото понятнее десяти писем, а PDF можно комментировать постранично, если у него есть вопросы.

Клиенты из других стран и часовых поясов

Покупатели, которые переезжают из-за границы, международные инвесторы и владельцы квартир для отдыха часто работают с агентством удалённо. Выберите регион хранения ближе к ним, когда отправляете большой пакет (например Северную Америку, Азиатско-Тихоокеанский регион или Океанию), и учтите, что они могут открыть ссылку только на следующий день: выбирайте срок с запасом. Интерфейс доступен на 18 языках, что удобно с иностранными покупателями.

Узнайте, когда покупатель открыл документы

С бесплатным аккаунтом вы получаете письмо каждый раз, когда кто-то скачивает передачу. Pro добавляет Send & Track: визиты на страницу, скачивания по файлам, страну и город (если посетитель принял cookie), устройство и время просмотра каждого файла. Для агентства это возможность позвонить покупателю, который десять минут изучал планировки, в нужный момент. Смотрите отслеживание скачиваний.

Бесплатно или Pro для агентства недвижимости?

Чтобы начать, меняйте по одной привычке: создайте запрос файлов для следующей заявки на аренду и отправьте следующий договор зашифрованным и с паролем. Для кандидатов это даже проще, чем фотографировать справки и отправлять их по почте или в мессенджере. Через пару сделок у вас сложится привычный порядок: документы клиентов приходят через запрос, договоры уходят зашифрованными, а фото объектов идут одной ссылкой с папками.