Безопасная передача документов для юристов и юридических команд

Почему почты мало для конфиденциальных документов

Большинство юристов обмениваются документами по почте, и для конфиденциальных файлов это создаёт три проблемы. Копии множатся в каждом ящике и резервной копии, через которые проходит письмо. Вложения ограничены 20–35 МБ в обычных сервисах (25 МБ в Gmail, Почте Mail и Яндекс Почте), поэтому большие дела дробятся или уходят через личные облака. И после отправки документ нельзя отозвать или ограничить, кому его перешлют. Правильно настроенная ссылка на передачу отвечает на каждый пункт: одна копия, которая хранится заданный срок и открывается только по ссылке и, если хотите, с паролем.

Важные настройки и как они работают

При включённом сквозном шифровании часть ссылки после «#» содержит ключ расшифровки. Любой, у кого есть полная ссылка, может открыть файлы, поэтому обращайтесь с ней как с самим документом и сочетайте её с паролем, переданным другим способом. На странице о сквозном шифровании объяснено, как оно работает, а раздел о передачах с паролем посвящён паролям.

Как безопасно отправить конфиденциальный документ

1. 1

   Шаг 1

   Откройте Transfr и добавьте файлы

   Перейдите на transfr.me и добавьте документы. Большие дела (сканы, материалы, записи) могут весить до 100 ГБ за передачу на бесплатном тарифе.

2. 2

   Шаг 2

   Включите сквозное шифрование

   Включите его в параметрах передачи. Шифрование выполняется на вашем компьютере, до загрузки.

3. 3

   Шаг 3

   Добавьте пароль и лимит скачиваний

   Задайте пароль и, если документ предназначен одному получателю, лимит в одно скачивание.

4. 4

   Шаг 4

   Выберите короткий срок

   Обычно хватает одного–трёх дней для документа, который клиенту нужно скачать сейчас.

5. 5

   Шаг 5

   Отправьте ссылку и пароль раздельно

   Ссылку отправьте по почте с обычного адреса бюро, пароль сообщите по телефону или в SMS. Файлы удалятся, когда истечёт срок ссылки.

Как получать документы от клиентов

Паспорта, договоры, медицинские документы и доказательства часто приходят фотографиями с телефона в письме или в мессенджере. Запрос файлов даёт клиентам подходящий канал: вы делитесь ссылкой (или QR-кодом), они загружают с телефона или компьютера без аккаунта, до 100 ГБ за отправку, а вы получаете письмо, когда файлы приходят. Защитите запрос паролем, задайте срок и ограничьте число отправок. Полученные файлы хранятся 7 дней, поэтому быстро переносите их в свою систему документооборота.

Если клиент уже прислал скан паспорта в мессенджер, ответьте ссылкой на запрос и попросите в следующий раз загружать документы туда. Одна постоянная ссылка на каждое дело с паролем, который клиент знает, проще объяснить, чем правила для каждого случая, а все документы приходят в одно место, с письмом о каждой загрузке.

Большие файлы: доказательства, записи и объёмные дела

• Видео- и аудиодоказательства (выгрузки с камер наблюдения, записи интервью) часто превышают лимиты почты. Отправьте их одной передачей, байт в байт, чтобы они совпадали с оригиналом. Смотрите отправку больших видео.
• Сканы дел на сотни страниц часто весят от 100 МБ до нескольких ГБ. PDF можно смотреть в браузере. Смотрите отправку большого PDF.
• Папки дела целиком сохраняют структуру, поэтому другая сторона видит ту же опись.
• Больше 100 ГБ: в Pro нет ограничения размера передачи.

Обсуждение проектов с клиентами и другой стороной

Для проекта договора или комплекта приложений включите комментарии при отправке PDF. Читатель может оставить заметку на конкретной странице («п. 7.2: подтвердите срок уведомления»), а с бесплатным аккаунтом вы получаете письмо о каждом комментарии. Это не заменяет режим правок в текстовом редакторе или формальное сравнение редакций, но позволяет клиенту, который читает с телефона, быстро отметить вопросы на нужной странице. Для чувствительных проектов сочетайте комментарии с паролем и коротким сроком и помните, что комментарии к передаче может прочитать любой, у кого есть ссылка.

Место хранения данных и 152-ФЗ

По умолчанию Transfr хранит файлы в Западной Европе, а регион можно выбрать для каждой передачи; региона хранения в России нет. Файлы удаляются, когда истекает срок ссылки, а истёкшие передачи очищаются ежедневно. Если вы обрабатываете персональные данные граждан России, учтите, что часть 5 статьи 18 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» требует при их сборе использовать базы данных на территории России, с исключениями, которые перечислены в самом законе; надзор за соблюдением ведёт Роскомнадзор. Подходит ли зарубежный сервис для конкретной передачи, зависит от ваших обстоятельств, поэтому уточните у юриста по защите данных или у ответственного за обработку данных. Для клиентов из Евросоюза действует GDPR; контекст смотрите в статьях передача файлов по GDPR и чек-лист безопасной передачи.

Хорошие практики для юридических команд

• Отправляйте пароль другим каналом, не тем, что ссылку.
• Перед отправкой проверьте адрес получателя; если ошиблись, войдите в аккаунт и сразу сократите срок или лимит скачиваний этой передачи.
• Используйте ссылки на одно скачивание для документов, предназначенных одному человеку.
• Предпочитайте короткие сроки; лучше отправить заново, чем держать долгие ссылки.
• Осторожно открывайте файлы от незнакомых отправителей: Transfr не проверяет файлы антивирусом.
• Отмечайте в деле, что, кому и когда отправлено; в Pro Send & Track показывает, когда файл скачали.

Бюро, которые отправляют документы под своим именем, могут использовать бренд в Pro (логотип, поддомен или свой домен), чтобы клиенты узнавали страницу скачивания, а Teams даёт до 10 коллегам общее пространство. Прежде чем внедрять, проверьте весь процесс с коллегой: зашифрованная передача с паролем и лимитом в одно скачивание, затем запрос файлов, на который он ответит с телефона. Это займёт пять минут и покажет ровно то, что увидит клиент. Смотрите общее руководство по безопасной передаче.