Cómo recibir archivos de clientes de forma sencilla

La forma más sencilla de recibir archivos de clientes es enviarles un enlace de solicitud de archivos: una página web donde sueltan sus archivos sin crear una cuenta, y tú recibes un aviso cuando la subida termina. Se acabaron los límites del correo, los idas y vueltas de «solicitar acceso» y los archivos repartidos en diez conversaciones.

Muchos autónomos, freelances y pequeños equipos siguen recogiendo archivos por las malas: una docena de correos con adjuntos troceados, una carpeta compartida que el cliente no consigue abrir, fotos mandadas por WhatsApp a una fracción de su calidad. Esta guía compara las formas de recibir archivos, explica qué pedir para que lleguen bien a la primera e incluye un mensaje que puedes copiar tal cual.

¿Por qué cuesta más recibir archivos que enviarlos?

Cuando envías, tú eliges la herramienta. Cuando recibes, elige el cliente, y elige lo que ya conoce. Normalmente eso significa el correo, que se detiene en 20–25 MB por mensaje (consulta los límites de archivos adjuntos), o una app de chat que recomprime fotos y vídeos. La solución es poner tú el canal: un enlace, un lugar, ninguna decisión para el cliente.

Formas de recibir archivos de clientes, comparadas

El centro de ayuda de Google confirma que quien responde a una pregunta de subida de archivos en Google Forms debe iniciar sesión con una cuenta de Google, y que los archivos van al Drive del propietario del formulario. Las solicitudes de archivos de Dropbox funcionan para personas sin cuenta de Dropbox en todos los planes, con un límite de 2 GB por archivo en Basic, Plus y Family, y los archivos cuentan contra tu almacenamiento de Dropbox.

¿Qué es un enlace de solicitud de archivos?

Una solicitud de archivos es lo contrario de una transferencia. En lugar de subir archivos y enviar un enlace, creas un enlace y se lo mandas a quien tiene los archivos. Lo abre en cualquier navegador, añade sus archivos y estos llegan a tu lado. Una buena solicitud te da:

• Sin cuenta para quien sube: el cliente pulsa y sube, nada más.
• Un límite de tamaño generoso, para que fotos RAW, brutos de vídeo y archivos de diseño pasen intactos.
• Un título e instrucciones en la página de subida, para que el cliente sepa exactamente qué enviar.
• Avisos cuando llega algo, para no tener que estar comprobando.
• Control: contraseña opcional, fecha de caducidad y un tope de envíos.

Cómo recibir archivos de clientes con Transfr

En Transfr, una solicitud de archivos acepta hasta 100 GB por envío, y quien sube nunca necesita cuenta. Puedes incluso crear la solicitud sin cuenta tú mismo: basta con indicar tu nombre y tu correo para que te avisemos de cada envío.

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   Paso 1

   Crea una solicitud

   Desde Transfr, crea una solicitud de archivos con un título claro, como «Fotos para el catálogo de marzo», y una breve descripción de lo que necesitas.

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   Paso 2

   Elige las opciones

   Añade una contraseña si los archivos son confidenciales, elige cuándo caduca el enlace y limita el número de envíos si hace falta.

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   Paso 3

   Comparte el enlace

   Copia el enlace o su código QR en tu correo, tu presupuesto o tu herramienta de proyectos, o invita directamente hasta a 10 personas por correo.

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   Paso 4

   Recibe el aviso y descarga

   Te llega un correo cada vez que alguien sube algo. Los archivos llegan en su calidad original y están disponibles 7 días, así que descárgalos pronto a tu propio almacenamiento.

Qué pedir para que los archivos lleguen bien a la primera

La mayoría de los retrasos vienen de recibir algo equivocado: una captura de pantalla en lugar del logotipo, una foto comprimida en lugar del original, un PDF en lugar del documento editable. Incluye estos puntos en la descripción de la solicitud:

1. Los tipos de archivo exactos: «logotipo en SVG o AI, no en JPEG», «fotos originales de la cámara o del móvil, no reenviadas desde WhatsApp».
2. Calidad original: pide al cliente que no redimensione, no exporte «para correo» ni reenvíe copias guardadas de un chat, y que suba directamente desde su fototeca o la carpeta de la cámara; nuestra guía para enviar archivos grandes desde iPhone explica las opciones.
3. Una regla de nombres: por ejemplo «Apellido_Documento_Fecha», que ahorra horas cuando los archivos se acumulan.
4. Una solicitud por proyecto: un enlace distinto para cada encargo mantiene separados los archivos de cada cliente.
5. Un plazo: haz que el enlace caduque después, para que las subidas tardías no acaben en un proyecto cerrado.

Un mensaje para pedir archivos que puedes copiar

Hola, Lucía: para empezar necesito las fotos originales y el logotipo de tu empresa. Puedes subirlo todo aquí, sin crear ninguna cuenta: [enlace]. Por favor, envía los archivos originales (no capturas ni copias de WhatsApp) y el logotipo en SVG o AI si lo tienes. El enlace estará abierto hasta el viernes. ¡Gracias!

Corto, concreto, con el plazo y los tipos de archivo en palabras sencillas. Si los archivos son delicados, envía la contraseña en un mensaje aparte, por ejemplo por SMS.

Recibir documentos confidenciales

Gestorías, asesorías, despachos de abogados, equipos de recursos humanos e inmobiliarias reciben documentos de identidad (DNI, INE, cédula), nóminas y contratos. Para estos casos, el método importa tanto como la comodidad:

• Usa una solicitud protegida con contraseña y envía la contraseña por otro canal.
• Fija una caducidad corta y un límite de envíos, para que el enlace no se pueda reutilizar meses después.
• Descarga los archivos a tu sistema seguro y no los dejes en bandejas de entrada ni en historiales de chat.
• Si tratas datos personales de residentes en la UE, comprueba dónde se almacenan los archivos; consulta nuestra guía sobre transferencia de archivos y RGPD.

Nuestra página sobre recibir archivos grandes detalla las protecciones, y la lista para enviar archivos de forma segura cubre el resto.

Ejemplos por profesión

Para flujos de trabajo de cada oficio, consulta nuestras páginas para freelances, agencias y videógrafos.

Recoger archivos en eventos y desde el móvil

Un enlace de solicitud funciona en el navegador de cualquier móvil, lo que lo hace útil más allá del trabajo con clientes: invitados que suben sus fotos después de una boda, participantes que envían vídeos tras un taller, alumnos que entregan proyectos. Imprime el código QR de la solicitud en una tarjeta o muéstralo en una diapositiva, y la gente podrá subir directamente desde la galería del celular. Pídeles que elijan las fotos de la galería y no capturas ni copias de chat, para recibir archivos en calidad completa.

Organizar lo que recibes

Recibir es solo la mitad del trabajo. Decide de antemano adónde van los archivos una vez descargados: una carpeta de proyecto con el nombre del cliente y la fecha, una unidad compartida del equipo o la carpeta de importación de tu programa de edición. Borra lo que ya no necesites, sobre todo los documentos personales, y cierra la solicitud o deja que caduque cuando termine el proyecto. Un traspaso ordenado también facilita devolver el trabajo terminado, por ejemplo con un enlace de transferencia desde el mismo sitio.

Errores habituales que conviene evitar

• Compartir toda tu carpeta de la nube con permisos de edición para recoger cuatro archivos.
• Aceptar archivos por apps de chat, que pueden comprimirlos y los entierran en la conversación.
• Reutilizar un único enlace permanente para todo, que mezcla clientes y queda abierto para siempre.
• Olvidar confirmar la recepción: un rápido «recibido todo, gracias» evita subidas duplicadas.