Inviare documenti riservati in modo sicuro, per studi legali

PEC, email o link sicuro: cosa usare?

Per un avvocato la PEC è lo strumento della comunicazione con valore legale, ma non è pensata per i file pesanti. A ottobre 2026 i principali gestori si fermano a 100 MB per messaggio, allegati inclusi, e con Aruba il limite si divide per il numero di destinatari. La posta ordinaria si ferma a 25 MB e lascia i documenti nelle caselle a tempo indeterminato.

Le due cose si combinano bene: quando ti serve la prova della consegna, invii via PEC un messaggio che contiene il link Transfr, e comunichi la password su un altro canale. Il fascicolo pesante viaggia con il link; la PEC certifica l’invio del messaggio. Verifica sempre le regole specifiche dell’ufficio o della procedura a cui ti rivolgi.

Come inviare un fascicolo riservato

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   Passo 1

   Prepara i documenti

   Raccogli i PDF e gli allegati nella cartella del fascicolo. Invia solo ciò che serve al destinatario.

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   Passo 2

   Carica su Transfr

   Trascina i file su Transfr. Fino a 100 GB gratis per invio.

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   Passo 3

   Proteggi l’invio

   Attiva la crittografia end-to-end, aggiungi una password robusta, scegli una scadenza breve e limita il numero di download.

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   Passo 4

   Invia e comunica la password a parte

   Il link via email o PEC, la password per telefono o SMS. Mai nello stesso messaggio.

Come funziona la crittografia end-to-end di Transfr?

Con la crittografia end-to-end, i file vengono cifrati nel tuo browser con AES-GCM a 128 bit prima di partire. La chiave sta nella parte del link dopo il «#», che i browser non inviano al server, e non viene mai salvata sui nostri server. Anche i nomi dei file, il titolo e il messaggio vengono cifrati. Chi non ha il link completo, compreso Transfr, non può leggere i documenti.

• Cosa cambia: la struttura delle cartelle non viene mantenuta, il caricamento non riprende dopo un ricaricamento della pagina, l’anteprima funziona fino a 2 GB.
• Senza end-to-end: i file sono comunque cifrati con AES-256 a riposo e con TLS durante il trasferimento.
• Il link è la chiave: trattalo come un documento riservato, e aggiungi una password per un secondo livello.

Tutti i dettagli in crittografia end-to-end e nella guida la crittografia end-to-end spiegata.

GDPR e dati dei clienti: cosa considerare

Lo studio è titolare del trattamento dei dati dei suoi clienti. Il GDPR chiede misure di sicurezza adeguate (articolo 32, che cita espressamente la cifratura) e di non conservare i dati più del necessario. In caso di violazione, la notifica al Garante va fatta, dove possibile, entro 72 ore, e dal 1° luglio 2021 solo tramite la procedura online sul sito del Garante; ogni violazione va comunque documentata. Il GDPR esonera dalla comunicazione agli interessati se i dati erano resi incomprensibili, per esempio cifrati.

• Minimizzazione: invia solo i documenti necessari a quel destinatario.
• Durata breve: una scadenza di pochi giorni evita che i file restino online.
• Regione: con Transfr i file restano di default in Europa occidentale.
• Cifratura: AES-256 a riposo, TLS in transito, end-to-end opzionale.

Approfondisci in trasferimento di file conforme al GDPR.

Ricevere documenti dai clienti in modo sicuro

Invece di farti mandare carte d’identità, buste paga o referti via WhatsApp, crea una richiesta di file protetta da password. Il cliente carica i documenti senza account, indicando nome ed email, fino a 100 GB per invio, e i file ricevuti ereditano la stessa password. Ogni invio resta disponibile 7 giorni: scaricalo nel fascicolo e lascia che venga eliminato. Vedi ricevere file pesanti.

Attenzione al phishing con finti link di condivisione

Gli studi professionali sono un bersaglio frequente. CSIRT Italia, dell’Agenzia per la cybersicurezza nazionale, ha segnalato campagne di phishing a tema «documento da visionare», che portano a pagine di furto delle credenziali, e campagne a tema Google Docs. Due regole semplici: non inserire mai la password della tua email per scaricare un file, e verifica con il mittente, per telefono, un invio inatteso. Un link Transfr non chiede mai la password della tua posta. Vedi la checklist per un trasferimento di file sicuro.

Sapere chi ha scaricato un documento

Con un account gratuito ricevi un’email a ogni download. Con Pro, Send & Track mostra anche da dove arrivano i download e quali file sono stati visti. Con un limite di download a 1, il link smette di funzionare dopo il primo scaricamento. Vedi tracciamento dei download.

Come scegliere una password robusta?

Le linee guida del NIST americano (SP 800-63B-4, luglio 2025) raccomandano almeno 15 caratteri per una password usata da sola, senza obbligo di simboli complicati, e di evitare le password note o già trapelate. Il National Cyber Security Centre britannico suggerisce tre parole casuali messe insieme. In pratica: una frase lunga e insolita, diversa per ogni fascicolo, comunicata per telefono o di persona. Un gestore di password aiuta a non doverle ricordare. Vedi inviare file protetti da password.