Dung lượng file đính kèm tối đa của từng dịch vụ email

Tính đến tháng 10/2026, dung lượng file đính kèm tối đa phổ biến là 25 MB ở Gmail, Outlook.com, Yahoo Mail và Proton Mail, 20 MB ở iCloud Mail, và 35 MB theo mặc định với hộp thư doanh nghiệp trên Microsoft 365. Phần lớn các giới hạn này áp dụng cho cả thư, gồm nội dung lẫn tệp đính kèm, và một số máy chủ đo tệp đính kèm sau khi mã hóa để gửi qua email, khiến nó lớn thêm khoảng một phần ba.

Dưới đây là bảng tham chiếu, lập từ trang trợ giúp của chính từng nhà cung cấp, tiếp theo là lý do một file trông như dưới giới hạn vẫn bị trả lại, mỗi dịch vụ làm gì khi bạn vượt mức, và những cách gửi file nặng hơn mà vẫn ổn.

Bảng dung lượng file đính kèm tối đa theo dịch vụ email

Nguồn: trang trợ giúp của Google, Microsoft, Yahoo, Apple, Proton và Zoho, tra cứu tháng 10/2026. Hộp thư công ty có thể được quản trị viên cấu hình khác, nên hãy coi đây là mức mặc định bạn hay gặp nhất. Lưu ý là chính các trang của Microsoft chưa thống nhất hoàn toàn: một bài hướng dẫn chung cũ hơn vẫn ghi 20 MB cho Outlook.com, trong khi trang Outlook.com hiện tại ghi 25 MB.

Vì sao file dưới giới hạn vẫn bị báo “quá lớn”?

Email được thiết kế cho văn bản, nên mọi tệp đính kèm đều được chuyển thành ký tự bằng một kiểu mã hóa tên là Base64 trước khi gửi đi. Base64 biến mỗi 3 byte thành 4 ký tự, khiến tệp đính kèm lớn hơn khoảng 33% khi nằm trong thư. Microsoft ghi rõ mức tăng này cho Exchange, còn tài liệu Google Workspace tính khoảng 37% với thư nhận được.

Điều đó có ảnh hưởng hay không phụ thuộc vào cách mỗi máy chủ đo. Google cho biết giới hạn gửi của Workspace áp dụng cho dung lượng trước khi mã hóa, còn giới hạn nhận của Google và giới hạn kích thước thư của Microsoft tính theo dung lượng sau mã hóa. Microsoft đưa ví dụ cụ thể: với giới hạn 64 MB, thực tế chỉ gửi được khoảng 48 MB tệp đính kèm. Vì hiếm khi biết máy chủ của người nhận đo thế nào, quy tắc an toàn là luôn tính thêm phần tăng này.

Giới hạn của người nhận cũng quan trọng

Một email phải được hai máy chủ chấp nhận: máy chủ của bạn khi gửi và máy chủ của người nhận khi thư đến. Nếu nhà cung cấp của bạn cho thư 30 MB đi qua nhưng máy chủ công ty người nhận chỉ nhận 20 MB, thư sẽ bị trả lại, có khi kèm lỗi kiểu “message size exceeds fixed maximum”, có khi không báo gì. Mỗi tổ chức tự đặt giới hạn riêng, và các cổng bảo mật còn có thể gỡ bỏ hoặc cách ly tệp đính kèm. Ngay cả Microsoft cũng lưu ý rằng thư rời khỏi trung tâm dữ liệu của họ tối đa chỉ khoảng 112 MB sau mã hóa, bất kể giới hạn được cấu hình. Khi viết cho ai đó lần đầu, hãy giả định mức thấp nhất: khoảng 20 MB, hoặc ít hơn.

Tệp đính kèm Gmail tối đa bao nhiêu MB?

Tài khoản Gmail cá nhân gửi được tối đa 25 MB tệp đính kèm. Nếu thêm nhiều hơn, Gmail gỡ tệp đính kèm và chèn link Google Drive thay vào. File khi đó nằm trong tài khoản Google của bạn (15 GB miễn phí, dùng chung với Gmail và Google Photos), và bạn cần kiểm tra quyền chia sẻ để người nhận mở được; nếu người nhận chưa có quyền, Gmail sẽ nhắc bạn đổi cài đặt chia sẻ. Google Workspace có cùng giới hạn gửi 25 MB ở đa số gói, đến 50 MB với Enterprise Plus khi gửi từ web. Gmail còn chặn một số loại file, như file thực thi, kể cả khi nằm trong file ZIP. Các cách làm từng bước có trên trang gửi file lớn qua Gmail.

Giới hạn file đính kèm trong Outlook và Microsoft 365

Cần tách bạch ba trường hợp. Outlook.com (gồm cả địa chỉ Hotmail và Live) nhận thư đến 25 MB, tính cả nội dung và tệp đính kèm, và cho phép đính kèm file OneDrive dưới dạng link, đến 2 GB, không tính vào giới hạn. Hộp thư doanh nghiệp Microsoft 365 trên Exchange Online mặc định 35 MB khi gửi và 36 MB khi nhận, quản trị viên có thể đặt bất kỳ mức nào từ 1 MB đến 150 MB; Outlook trên web cho phép ít hơn 25% so với mức cấu hình, còn ứng dụng Outlook trên điện thoại dừng ở 33 MB. Cuối cùng, ứng dụng Outlook trên máy tính có mặc định riêng là 20 MB cho tài khoản internet như Gmail hay hộp thư IMAP. Chi tiết và cách xử lý: gửi file lớn qua Outlook.

Yahoo Mail, iCloud Mail và Proton Mail

• Yahoo Mail: tổng tất cả tệp đính kèm trong một thư không quá 25 MB, áp dụng cho cả thư đến lẫn thư đi.
• iCloud Mail: 20 MB mỗi thư. Apple Mail có thể chuyển sang Mail Drop, tải tệp đính kèm đến 5 GB lên iCloud và gửi link hết hạn sau 30 ngày; file Mail Drop không tính vào dung lượng iCloud của bạn, trong hạn mức Mail Drop 1 TB.
• Proton Mail: 25 MB tệp đính kèm khi gửi, 50 MB khi nhận, tối đa 100 file mỗi thư. Với file lớn hơn, Proton gợi ý dùng link Proton Drive, có thể đặt mật khẩu và ngày hết hạn.

Vì sao dịch vụ email giới hạn dung lượng tệp đính kèm?

Email sao chép mọi tệp đính kèm vào hộp thư của từng người nhận, qua mọi máy chủ trên đường đi, và giữ ở đó cho đến khi có người xóa. Một file 100 MB gửi cho mười người thành hơn một gigabyte dữ liệu phải truyền và lưu, chưa kể mỗi lần chuyển tiếp hay “trả lời tất cả”. Giới hạn dung lượng giúp máy chủ thư chạy nhanh, giảm chi phí lưu trữ và thu hẹp chỗ cho mã độc. Đó cũng là lý do link trở thành cách chuẩn cho file lớn: file chỉ được lưu một lần và chỉ những ai cần mới tải về.

Cách gửi file nặng qua email khi tệp đính kèm quá lớn

1. Dùng tính năng link của hộp thư: Google Drive trong Gmail, OneDrive trong Outlook, Mail Drop trong Apple Mail, Filelink trong Thunderbird (cần cài thêm tiện ích của nhà cung cấp). Dễ dùng, nhưng tốn dung lượng đám mây của bạn và người nhận có thể phải xin quyền truy cập.
2. Gửi link chuyển file: tải file lên một dịch vụ chuyển file rồi dán link vào email, hoặc để dịch vụ tự gửi email. Với Transfr, gửi đến 100 GB mỗi lần chuyển là miễn phí và người nhận không cần tài khoản.
3. Chỉ nén khi có ích: file nhiều chữ sẽ nhỏ lại, nhưng ảnh, video và PDF gần như không đổi. Xem có nên nén file ZIP trước khi gửi.
4. Chia nhỏ thư: vài thư nhỏ hơn có thể ổn với một vài tài liệu, nhưng quá mức đó thì dễ sót.

Trang gửi file lớn qua email hướng dẫn từng bước cho các cách trên, trang gửi file trên 25 MB tập trung vào đúng ngưỡng này, còn bài cách gửi file dung lượng lớn so sánh mọi cách gửi ngoài email.

Giới hạn file trên Zalo và các ứng dụng làm việc

Con số của Zalo lấy từ trang trợ giúp chính thức của Zalo. Bài giới hạn file WhatsApp và Zalo giải thích chi tiết hơn, kể cả khi nào ảnh và video bị nén.

Cách tránh bị trả lại thư có tệp đính kèm

• Giữ tổng tệp đính kèm dưới khoảng 18 MB với đa số nhà cung cấp, và dưới 14 MB với iCloud Mail hay các hộp thư giới hạn 20 MB.
• Không đính kèm file thực thi hay script, kể cả khi đã nén: phần lớn nhà cung cấp chặn chúng.
• Với liên hệ mới ở một công ty, hãy giả định máy chủ của họ khắt khe và gửi link cho mọi file trên vài megabyte.
• Nếu thư “biến mất”, hãy tìm thông báo không gửi được (non-delivery report) và nhờ người nhận kiểm tra thư mục spam hoặc khu cách ly.
• Với tài liệu mật, chuyển file có mật khẩu hoặc mã hóa đầu cuối an toàn hơn một tệp đính kèm nằm mãi trong các hộp thư.