Een te grote pdf versturen zonder hem te verkleinen

Waarom is mijn pdf te groot voor de mail?

De meeste maildiensten begrenzen een bericht op 20 tot 35 MB, bijlagen inbegrepen (Gmail en Outlook.com 25 MB, Microsoft 365 standaard 35 MB, iCloud Mail en Ziggo Mail 20 MB, stand oktober 2026). Bijlagen worden bovendien ongeveer een derde groter als ze voor e-mail worden gecodeerd, dus een pdf van 20 MB kan al terugkomen. En pdf’s worden snel groot:

Een ongecomprimeerde A4-pagina, in kleur gescand op 300 dpi, is ongeveer 26 MB aan beelddata (2.480 × 3.508 pixels × 3 bytes); scanners comprimeren dat, maar een lang gescand bestand loopt toch snel op. Meer over maillimieten in de maximale grootte van bijlagen.

Zo verstuurt u een grote pdf met Transfr

1. 1

   Stap 1

   Open Transfr

   Ga naar Transfr. Geen registratie nodig.

2. 2

   Stap 2

   Voeg uw pdf toe

   Sleep het bestand erin, of meerdere pdf’s met hun bronbestanden, tot 100 GB per transfer.

3. 3

   Stap 3

   Zet opmerkingen aan voor een review

   Wilt u feedback, zet dan opmerkingen aan. Lezers koppelen een notitie aan een bepaalde pagina.

4. 4

   Stap 4

   Verstuur per e-mail of link

   Vul tot 10 adressen in, of kopieer de link in uw eigen e-mail. Voeg voor alles wat vertrouwelijk is een wachtwoord toe.

Pdf te groot: verkleinen of als link versturen?

Een pdf verkleinen werkt door de resolutie en kwaliteit van de afbeeldingen erin te verlagen. Dat is prima voor een document dat iemand alleen op een scherm leest. Het is een slecht idee voor alles wat wordt gedrukt, waarop wordt ingezoomd of wat wordt gearchiveerd:

• Drukbestanden hebben hun afbeeldingen in volle resolutie nodig; een drukkerij weigert een verkleinde pdf of drukt hem onscherp af.
• Plannen en technische tekeningen verliezen fijne lijnen en kleine tekst als ze worden gerasterd of verkleind.
• Ondertekende of gecertificeerde documenten kunnen hun geldige handtekening verliezen als het bestand wordt herschreven.
• Archieven horen het origineel te bewaren; kwaliteit voegt u later niet meer toe.

Een link versturen slaat die afweging over: de ontvanger krijgt precies het bestand dat u exporteerde. Hebt u toch een lichte versie nodig om snel te lezen, stuur dan beide in dezelfde transfer.

De pdf lezen en reviewen in de browser

Op de downloadpagina openen pdf’s direct in de browser, dus uw ontvanger leest een rapport van 300 pagina’s of bladert door een catalogus zonder eerst te downloaden. Met opmerkingen aan plaatst hij een notitie op een bepaalde pagina: “typefout in de tweede alinea”, “deze twee foto’s omwisselen”. U krijgt een e-mail zodra er een opmerking binnenkomt.

Zo wordt Transfr een eenvoudig proefhulpmiddel voor ontwerpers die opmaak naar klanten sturen, studenten die een scriptie naar hun begeleider sturen, of teams die een rapport reviewen. Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden tonen ook een voorbeeld, handig als de pdf met zijn brondocumenten meekomt.

Eén grote pdf of meerdere kleinere?

Bij e-mail splitsen mensen documenten om onder de limiet te blijven. Met een link is de grootte geen reden meer om te splitsen, dus kies op basis van hoe de ontvanger ze gebruikt:

• Eén pdf als het document van begin tot eind wordt gelezen, of als één drukopdracht wordt gedrukt.
• Meerdere pdf’s in een map als mensen naar één hoofdstuk, één tekeningblad of één factuur springen. Geef ze namen die op volgorde sorteren (01-Omslag, 02-Tekeningen…).
• Een map met de pdf en zijn bronbestanden als de ontvanger misschien wil bewerken. Mappen houden hun structuur in de transfer, zie een map versturen zonder te zippen.

Een document gescand met uw telefoon? Dat werkt hetzelfde vanuit een mobiele browser: open Transfr, kies de pdf in de app Bestanden en stuur de link. Zie grote bestanden versturen vanaf een iPhone.

Vertrouwelijke pdf’s versturen

Contracten, loonstroken, medische verslagen en scans van identiteitsbewijzen horen niet onbeperkt in mailboxen te staan. Een transfer geeft u controle die een bijlage niet biedt:

Advocaten en accountants vinden meer in veilige bestandsoverdracht voor advocatenkantoren, en iedereen in bestanden veilig versturen. Moet u een kopie van uw identiteitsbewijs versturen, maak die dan eerst veilig met de KopieID-app van de Rijksoverheid. Ondertekende stukken terug verzamelen doet u met een bestandsverzoek.

Grote pdf’s voor drukkerijen en uitgevers

Drukkerijen ontvangen elke dag pdf’s van honderden megabytes. Vraag de uwe of ze liever één pdf per katern of één bestand hebben, en verstuur alles in één transfer, zodat er niets tussen e-mails zoekraakt. Hebt u zelf een drukkerij, dan laat een vaste link voor bestandsverzoeken op uw website klanten drukbestanden tot 100 GB sturen, zonder account.