律师事务所安全文件传输：保密材料怎么发

保密文件为什么不适合直接用邮件发？

大多数律所用邮件传文件，但对保密材料来说有三个问题。第一，副本会留在每一个经手的邮箱和备份里。第二，附件有大小限制：截至 2026 年 10 月，QQ邮箱普通附件最大 50M，Gmail 和 Outlook.com 单封 25MB，大的卷宗只能拆开发，或者被同事转到私人工具上。第三，一旦发出就收不回来，也管不了被转发给谁。设置得当的传输链接能逐一解决：只有一份副本，只保留设定的时间，只有拿到链接、需要的话再加上密码的人才能打开。

用微信发材料同样常见，也有类似的问题：文件留在双方手机和电脑的聊天记录里，很难控制保存多久、又被转给了谁。

有哪些保护措施，分别起什么作用？

开启端到端加密后，链接里“#”后面的部分就是解密密钥。拿到完整链接的人都能打开文件，所以要像对待文件本身一样对待链接，并另外通过其他渠道告知密码。原理见「用端到端加密发送文件」，密码的用法见「给文件设置密码后发送」。

保密文件怎么安全地发送？

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   第 1 步

   打开 Transfr，添加文件

   打开 Transfr，添加文件。扫描件、证据材料、录音录像等大文件包，免费版单次最多 100GB。

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   第 2 步

   开启端到端加密

   在传输设置里打开。加密在你的电脑上完成，之后才开始上传。

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   第 3 步

   加密码和下载次数限制

   设置密码；只发给一个人的文件，把下载次数设为 1。

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   第 4 步

   选一个较短的有效期

   对方需要马上下载的文件，1–3 天通常就够了。

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   第 5 步

   链接和密码分开发

   用律所的工作邮箱发链接，密码通过电话或短信告知。链接到期后，文件会被删除。

怎样接收当事人发来的材料？

身份证件、合同、病历和证据，常常是用手机拍了照片，通过邮件或微信发过来的。文件请求给当事人一个正式的渠道：你分享一个链接（或二维码），对方用手机或电脑上传，无需账号，每次最多 100GB，文件送达时你会收到邮件。可以给请求加密码、设截止时间、限制接收件数。收到的文件保留 7 天，请及时转存到律所的文档管理系统。

证据视频、录音和卷宗太大怎么发？

• 视频和音频证据（监控录像导出、谈话录音）经常超过邮件上限。用一个传输逐字节发送，副本与原件一致。详见「视频太大怎么发送」。
• 扫描卷宗几百页，常常有 100MB 到几 GB。PDF 可以在浏览器里预览。详见「PDF 太大怎么发」。
• 整个案件文件夹保留目录结构，对方看到的是同样的索引。
• 超过 100GB 的，Pro 单次传输不限大小。

和当事人、对方核对文稿

发送协议草稿或证据目录的 PDF 时，可以打开留言。读者能把意见钉在具体的页面上（“第 7.2 条：确认通知期限”），登录免费账号后每条留言都会发邮件通知你。它不能取代文字处理软件里的修订和正式的比对稿，但对习惯用手机看文件的当事人来说，是在正确页面上提问的快捷方式。敏感的草稿请同时使用密码和较短的有效期，并记住：拿到链接的人都能看到这个传输里的留言。

律所发文件要注意哪些个人信息保护规定？

律所处理的往往是当事人的隐私、商业秘密和证据材料。从文件传输的角度看，《中华人民共和国个人信息保护法》（2021 年 11 月 1 日起施行）中有几条值得留意（以下为一般性信息，不构成法律意见）：

• 第五十一条要求根据风险采取相应的加密、去标识化等安全技术措施。
• 第十九条要求保存期限为实现处理目的所必要的最短时间，会过期的链接有助于做到这一点。
• 第二十八条把医疗健康、金融账户、行踪轨迹等列为敏感个人信息，这类材料需要更严格的保护。
• 第五十七条规定，发生或者可能发生个人信息泄露、篡改、丢失的，应当立即采取补救措施，并通知履行个人信息保护职责的部门和个人；条文没有写明具体小时数。
• 第三十八至四十条规定了向境外提供个人信息的条件。

条文梳理和 2024 年《促进和规范数据跨境流动规定》的门槛，见「个人信息保护法与文件传输」；日常操作可以对照「文件安全发送清单」。

法务团队的好习惯

• 密码和链接通过不同渠道发送。
• 只给一个人的文件，用只能下载一次的链接。
• 有效期宁短勿长，需要时重新发送，而不是留着长期有效的链接。
• 谨慎打开陌生人发来的文件：Transfr 不会对文件进行病毒扫描。
• 在案卷里记录发了什么、发给谁、什么时候发的；Pro 的 Send & Track 能显示什么时候被下载。

以律所名义发送的，可以用 Pro 的品牌定制（Logo、子域名或自有域名），让当事人一眼认出下载页；Teams 能让最多 10 位同事共用一个空间。更多做法见「如何安全地发送文件」。正式推广前，先和同事完整走一遍：一个加密、带密码、只能下载一次的传输，再加一个让他用手机回传的文件请求。五分钟就能看清当事人会看到什么。