律師事務所的安全檔案傳輸：機密文件怎麼傳

為什麼機密文件不適合用 Email 附件寄？

Email 是多數事務所交換文件的方式，但對機密檔案來說有三個問題。第一，副本會留在信件經過的每個信箱和備份裡。第二，常見信箱的附件上限大約只有 20 到 35MB（2026 年 10 月，Gmail 和 Yahoo奇摩信箱單封 25MB），大型卷證只好拆開寄，或改用私人工具。第三，一旦寄出就收不回來，也無法限制對方再轉寄。設定得當的傳輸連結能逐一解決：只有一份檔案、只保存一段時間、只有拿到連結的人能開，需要時再加上密碼。

有哪些安全設定？各自怎麼運作？

開啟端對端加密後，連結中「#」後面的部分就是解密金鑰。拿到完整連結的人都能打開檔案，所以請把連結當成文件本身一樣看待，再搭配用其他管道告知的密碼。設計原理請看「端對端加密傳送檔案」，密碼的用法請看「用密碼保護檔案」。

如何安全地傳送加密文件？

1. 1

   第 1 步

   打開 Transfr 加入檔案

   前往 Transfr 加入文件。掃描卷宗、證據資料、錄音錄影等大型檔案，免費方案單次可達 100GB。

2. 2

   第 2 步

   開啟端對端加密

   在傳輸設定裡開啟。檔案會在你的電腦上先加密，再開始上傳。

3. 3

   第 3 步

   加上密碼和下載次數上限

   設定密碼；只給一位收件人的話，把下載次數設為 1。

4. 4

   第 4 步

   選擇較短的到期日

   當事人需要立刻下載的文件，通常 1 到 3 天就夠了。

5. 5

   第 5 步

   連結和密碼分開告知

   用事務所平常的信箱寄出連結，密碼則用電話或簡訊告知。連結到期後，檔案會被刪除。

怎麼跟當事人收證件和文件？

身分證件、契約、病歷和證據，常常是用手機拍照後夾在 Email 或 LINE 訊息裡傳來的。檔案請求提供一個正式的管道：你分享一個連結（或 QR Code），當事人用手機或電腦上傳，不必註冊，每次最多 100GB，有檔案送達時你會收到 Email。請求可以加上密碼、設定截止日和收件次數上限。收到的檔案保留 7 天，請盡快移到事務所的文件管理系統。只收案件需要的資料，也是減少風險最簡單的方法。

證據影片、錄音和大量卷證怎麼傳？

• 影音證據（監視器畫面、訪談錄音）經常超過 Email 上限。用一次傳輸原封不動送出，副本和原檔一個位元組都不差。詳見「傳送大型影片」。
• 掃描卷宗動輒數百頁，常見 100MB 到數 GB。PDF 可以在瀏覽器預覽。詳見「傳送大型 PDF」。
• 整個案件資料夾保留原本的結構，對方看到的目錄和你一樣。
• 超過 100GB 的話，Pro 沒有單次大小上限。

和當事人、對造討論草稿

傳送契約草稿或附件 PDF 時，可以開啟留言。讀者能把意見釘在特定頁面上（「第 7.2 條：請確認通知期間」），登入免費帳號後，每則留言都會寄 Email 給你。它不能取代文書軟體的追蹤修訂或正式的修改對照，但用手機閱讀的當事人，可以很快在正確的頁面上提出問題。敏感的草稿請搭配密碼和較短的到期日，也請記得，拿到連結的人都看得到該傳輸上的留言。

個資法怎麼看？檔案存放在哪裡？

個資法現行第 27 條要求保有個資檔案的非公務機關「採行適當之安全措施」，防止個資被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏，但沒有指定技術；第 12 條規定，違反本法致個資被竊取、洩漏、竄改或其他侵害者，應查明後以適當方式通知當事人。2025 年 11 月 11 日公布的修正條文，改為知悉外洩就應通知當事人，並增訂通報主管機關的義務，施行日期由行政院定之，截至 2026 年 10 月尚未施行（修正後第 27 條刪除，安全維護義務移到第 20 條之 1）。全國法規資料庫目前顯示的是修正後條文，並註明部分條文尚未生效。

Transfr 的伺服器不在台灣：檔案預設存放於西歐，每次傳輸也能改選亞太、北美等其他地區，連結到期後檔案即刪除，過期的傳輸每天自動清除。個資法沒有全面禁止國際傳輸，但第 21 條允許主管機關在特定情形下加以限制。你的實際義務取決於案件、職業規範與保密義務，請和事務所的法遵負責人確認；以上為一般資訊，不構成法律意見。背景說明請看「個資法與檔案傳送」和「檔案安全傳送檢查清單」。

法律團隊的好習慣

• 密碼和連結分開，用不同管道告知。
• 只給一個人的文件，使用只能下載一次的連結。
• 到期日寧短勿長，需要時重寄，不要留著長期有效的連結。
• 陌生寄件人傳來的檔案要小心開啟：Transfr 不會替檔案掃毒。
• 在案件紀錄裡寫下寄了什麼、寄給誰、什麼時候寄；使用 Pro，Send & Track 還會顯示何時被下載。

想用事務所名義寄送的話，Pro 的品牌設定（Logo、子網域或自有網域）能讓當事人一眼認出下載頁，Teams 則讓最多 10 位同事共用一個空間。一般性的說明請看「如何安全地傳送檔案」。正式導入前，先找一位同事把整個流程跑一遍：一次加了密碼、只能下載一次的加密傳輸，再加上一個請他用手機回覆的檔案請求。五分鐘就能看清楚當事人會看到什麼。