Große PDF-Dateien versenden, ohne sie zu verschlechtern

Warum ist Ihr PDF so groß?

Ein reines Text-PDF wiegt ein paar Hundert Kilobyte. Was ein PDF aufbläht, sind fast immer Bilder: eingescannte Seiten, Fotos in voller Auflösung, Pläne, komplexe Vektorgrafiken, eingebettete Schriften. Typische Fälle:

Ein großes PDF in 4 Schritten versenden

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   Schritt 1

   Transfr öffnen

   Gehen Sie auf die Upload-Seite. Kein Konto nötig.

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   Schritt 2

   PDF hinzufügen

   Ein PDF, mehrere oder einen ganzen Ordner hineinziehen (Antragsunterlagen, Anlagen einer Ausschreibung).

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   Schritt 3

   Bei Bedarf schützen

   Passwort für vertrauliche Dokumente, Ablauf nach 1 bis 7 Tagen, maximale Anzahl an Downloads.

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   Schritt 4

   Teilen

   Link in Ihre E-Mail einfügen oder Transfr an bis zu 10 Empfänger senden lassen. Der Empfänger liest das PDF in der Vorschau und lädt es dann herunter.

PDF zu groß für die E-Mail: verkleinern oder Link?

GMX und WEB.DE FreeMail lassen 20 MB pro Nachricht zu, die Telekom 32 MB, Gmail und Outlook.com 25 MB – Anhänge eingeschlossen. Da ein Anhang in der E-Mail um etwa ein Drittel wächst, ist ein PDF ab etwa 15 MB bei einem 20-MB-Postfach riskant. Zwei Lösungen:

Wenn Sie das PDF unbedingt verkleinern möchten: In Adobe Acrobat gibt es „Dateigröße reduzieren“; auf dem Mac bietet die App Vorschau beim Export einen recht aggressiven Quartz-Filter „Reduce File Size“. Behalten Sie immer das Original. Druckdaten für eine Druckerei verkleinern Sie nie: Senden Sie die Datei unverändert.

Dokumente scannen: Einstellungen gegen riesige PDFs

Fassen Sie die Seiten eines Dokuments in einem mehrseitigen PDF zusammen statt in zehn Einzeldateien, und aktivieren Sie die Texterkennung (OCR), wenn Ihr Scanner sie anbietet: Das PDF wird durchsuchbar. Verlangt ein Online-Portal (etwa einer Behörde oder Versicherung) eine eigene Größengrenze, ist Verkleinern dort unvermeidlich; für alle anderen Sendungen genügt der Link.

Mehrere PDFs auf einmal versenden

Für Bewerbungsunterlagen, eine Kreditakte, Schadensunterlagen oder ein Angebot ist ein gut sortierter Versand besser als zehn E-Mails. Legen Sie die PDFs in einen Ordner mit klaren Namen („01_Vertrag.pdf“, „02_Anlage-Technik.pdf“) und laden Sie den Ordner hoch: Die Struktur bleibt erhalten, und der Empfänger lädt alles als ein ZIP mit Ordnern herunter. Siehe Ordner versenden.

Ein vertrauliches PDF senden

Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide, Ausweise, Arztbriefe: Solche PDFs sollten nicht für immer in Postfächern liegen. Bei Transfr wird das PDF mit AES-256 verschlüsselt und in Europa gespeichert, und Sie können:

• ein Passwort hinzufügen, das Sie per SMS oder Telefon weitergeben (Passwortschutz);
• die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktivieren, damit selbst der Dienst das Dokument nicht lesen kann (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung);
• auf einen Download begrenzen und eine Laufzeit von einem Tag wählen;
• benachrichtigt werden, wenn heruntergeladen wurde – mit einem kostenlosen Konto.

Ein PDF vom Handy senden

Auf dem iPhone liegt das PDF in der Dateien-App, unter Android in „Dateien“ oder „Eigene Dateien“. Öffnen Sie Transfr im Browser, tippen Sie auf den Upload-Bereich, wählen Sie „Durchsuchen“ und dann das PDF. Den Link teilen Sie anschließend per SMS, WhatsApp oder E-Mail. Ein mit der Handykamera fotografiertes Dokument ist oft schwerer als ein Scan: Nutzen Sie lieber die Scanfunktion der Notizen-App (iPhone) oder von Google Drive (Android), die ein schlankeres PDF erzeugt. Mehr dazu unter große Dateien vom iPhone senden.

PDFs für Kanzlei, Steuerberatung oder Makler

Gerade in beratenden Berufen gehen täglich vertrauliche PDFs hin und her. Statt sie per E-Mail zu verteilen, sammeln Sie Unterlagen von Mandanten über eine Dateianfrage ein und senden Ergebnisse per geschütztem Link. Siehe Dokumente sicher an Anwälte senden und Immobilienunterlagen senden.

Ein PDF prüfen lassen und Kommentare einsammeln

Der Empfänger liest das PDF im Browser auf der Download-Seite. Mit aktivierten Kommentaren kann er Anmerkungen hinterlassen, einen Punkt setzen oder einen Bereich auf der Vorschau einrahmen – ohne die Datei zu bearbeiten oder Ihnen eine geänderte Version zurückzuschicken. Praktisch für einen Entwurf, einen Plan oder einen Bericht zur Freigabe.