Immobilien-Unterlagen versenden und empfangen, sicher und DSGVO-gerecht

Welche Dateien rund um eine Immobilie kursieren

Diese Ordner umfassen oft Dutzende gescannte PDFs und Hunderte MB, weit über den 20 MB von GMX und WEB.DE FreeMail oder den 25 MB von Gmail und Outlook.com (Stand Oktober 2026). Und ein Teil enthält sensible personenbezogene Daten.

Einen kompletten Verkaufsordner versenden

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   Schritt 1

   Unterlagen sammeln

   Ein Ordner pro Objekt, mit Unterordnern: Energieausweis, Gemeinschaftseigentum, Pläne, Fotos.

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   Schritt 2

   Bei Transfr hochladen

   Öffnen Sie Transfr und ziehen Sie den ganzen Ordner hinein. Bis 100 GB pro Versand kostenlos.

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   Schritt 3

   Zugriff einstellen

   Bis 7 Tage kostenlos, bis 60 Tage mit Pro für eine längere Verhandlung. Passwort, wenn der Ordner personenbezogene Daten enthält.

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   Schritt 4

   Senden

   Bis zu 10 Empfänger per E-Mail aus Transfr, oder ein Link für Ihre gewohnte Mail. Jeder liest die PDFs im Browser und lädt alles als eine ZIP-Datei mit Ordnerstruktur.

Energieausweis: was Sie vorlegen müssen

Das frühere Gebäudeenergiegesetz, auf gesetze-im-internet.de inzwischen als Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG) geführt, verlangt in § 80, dass Verkäufer und Vermieter den Energieausweis potenziellen Käufern und Mietern spätestens bei der Besichtigung vorlegen. § 87 nennt die Pflichtangaben in Immobilienanzeigen, wenn ein Energieausweis vorliegt. Ein Transfr-Link mit dem Ausweis und dem Exposé erreicht Interessenten schon vor dem Termin, und Sie sehen, wer die Unterlagen geöffnet hat.

Unterlagen von Mietinteressenten empfangen, DSGVO-gerecht

Die Datenschutzkonferenz (DSK) beschreibt in ihrer Orientierungshilfe zur Mieterselbstauskunft (Version 2.0, Januar 2026) ein gestuftes Vorgehen: Bei der Besichtigung nur die Identität, ohne Ausweiskopie; wenn Interesse an der Wohnung besteht, Angaben wie Einkommen und Beruf; erst für den ausgewählten Bewerber Einkommensnachweise und eine Bonitätsauskunft. Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung darf danach nicht verlangt werden, und die Daten sind spätestens nach sechs Monaten zu löschen.

Eine Transfr-Dateianfrage passt zu dieser Logik: Sie senden den Link nur dem ausgewählten Bewerber, schützen ihn mit Passwort, begrenzen die Uploads und setzen ein Enddatum. Hochgeladene Dateien bleiben 7 Tage verfügbar und werden dann gelöscht: Laden Sie nur herunter, was Sie wirklich brauchen. Siehe große Dateien empfangen.

Fotos in HD, Videos und virtuelle Rundgänge

Der Fotograf liefert 40 Bilder in hoher Auflösung, der Videograf einen 4K-Objektfilm, die Drohne Luftaufnahmen: Senden Sie alles zur Freigabe an den Eigentümer, der Bilder und Videos im Browser ansieht und seine Anmerkungen direkt an das betreffende Foto heftet. Siehe Fotos in Originalqualität versenden und große Videodateien versenden.

Zusammenarbeit mit Notaren und Banken

Zwischen Reservierung und Beurkundung wandern Unterlagen zwischen Makler, Notariat, Bank, Verkäufer und Käufer. Ein Link mit Passwort, der abläuft und dessen Downloads Sie verfolgen, ersetzt Sendungen in mehreren Mails. Für die Anforderungen von Notariaten siehe unsere Seite für Kanzleien; für Pläne und technische Unterlagen die Seite für Architekten.

Unterlagen für die Bank zusammenstellen

Für eine Finanzierung verlangt die Bank meist einen vollständigen Objektordner und die Unterlagen der Käufer. Sammeln Sie die Dokumente der Käufer über eine Dateianfrage, ergänzen Sie die Objektunterlagen und senden Sie den kompletten Ordner per Link an den Finanzierungsberater: ein Versand statt zehn Mails, mit Passwort und Ablaufdatum. Mit einem kostenlosen Konto sehen Sie, wann die Bank die Unterlagen abgeholt hat.

Hausverwaltung: Eigentümer, Mieter und Handwerker

Ein Übergabeprotokoll mit Dutzenden Fotos, Angebote und Rechnungen für Reparaturen, die Unterlagen zur Eigentümerversammlung: Auch die Verwaltung erzeugt große Dateien. Senden Sie sie per Link statt zerteilter Anhänge. Und meldet ein Mieter einen Wasserschaden, schicken Sie ihm Link oder QR-Code einer Dateianfrage: Er lädt Fotos und Videos in Originalqualität vom Handy hoch, ohne Konto, und Sie leiten sie an Versicherung oder Handwerker weiter.

Wissen, wer das Exposé geöffnet hat

Mit einem kostenlosen Konto werden Sie bei jedem Download benachrichtigt. Mit Transfr Pro zeigt Send & Track Besuche, in der Vorschau geöffnete Dokumente, Verweildauer und Downloads pro Datei: Sie wissen, ob ein Kaufinteressent die Protokolle der Eigentümerversammlung wirklich gelesen hat, bevor er ein Angebot abgibt. Siehe Download-Tracking.

Personenbezogene Daten Ihrer Kunden schützen

• Passwort für jeden Ordner mit Ausweis- oder Einkommensdaten, per SMS oder Telefon übermittelt. Siehe Datei mit Passwort versenden.
• Kurzes Ablaufdatum: Die Dateien werden zum gewählten Datum automatisch gelöscht.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für die sensibelsten Ordner: Die Dateien werden vor dem Upload im Browser verschlüsselt.
• Hosting in Europa: standardmäßig in der Europäischen Union. Siehe DSGVO-konformer Dateitransfer.

Ihr Maklerbüro auf jedem Versand

Mit Transfr Pro tragen die Download-Seiten das Logo Ihres Büros und Ihre schönsten Objekte als Hintergrund, auf einer Subdomain oder Ihrer eigenen Domain. Bis zu 10 Makler teilen diese Marke in einem Team, für 15 € im Monat oder 144 € im Jahr, ohne Preis pro Nutzer. Schon kostenlos reservieren Sie einen Link wie transfr.me/ihr-buero. Siehe eigenes Branding.