Dokumente sicher versenden, für Kanzleien, Notariate und Steuerberater

Das Problem: große, vertrauliche Akten

Anlagenkonvolute, Datenräume bei Unternehmenskäufen, Kaufvertragsunterlagen, Belege für den Jahresabschluss: Rechts- und Steuerberufe arbeiten mit Dokumenten, die zugleich umfangreich und durch Berufsgeheimnisse geschützt sind. Die normale E-Mail reicht nicht mehr (20 MB bei GMX und WEB.DE FreeMail, 25 MB bei Gmail und Outlook.com im Oktober 2026), und ein Transferdienst ohne Sicherheitseinstellungen gefährdet Ihre Mandanten.

beA, beN, beSt und Transfr: wer wofür?

Für den elektronischen Rechtsverkehr gibt es besondere Postfächer: das beA für Rechtsanwälte, das beN für Notare und das beSt für Steuerberater. Nachrichten dürfen dort laut BRAK, Bundesnotarkammer und Bundessteuerberaterkammer bis zu 200 MB und 1.000 Anhänge umfassen; für Größeres sieht die ERVV beim beA die Einreichung auf einem Datenträger vor. Mit Gerichten und Behörden kommunizieren Sie weiterhin über diese Wege.

Transfr ersetzt keines dieser Postfächer. Es ist für den Alltag mit Mandanten, Kollegen, Sachverständigen und Gegenseite gedacht, wenn große Dateien ausgetauscht werden: Videoaufnahmen als Beweismittel, Datenräume, gescannte Akten, Gutachten mit Fotos.

So senden Sie eine vertrauliche Akte an Mandanten

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   Schritt 1

   Dokumente hochladen

   Öffnen Sie Transfr und fügen Sie die Unterlagen hinzu. Bis 100 GB pro Versand kostenlos.

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   Schritt 2

   Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktivieren

   Inhalt und Namen der Dateien werden in Ihrem Browser verschlüsselt, bevor sie hochgeladen werden. Der Schlüssel wird an den Link angehängt, hinter dem „#“.

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   Schritt 3

   Passwort und kurzes Ablaufdatum

   Drei bis sieben Tage reichen meist. Begrenzen Sie die Downloads, wenn nur ein Empfänger vorgesehen ist.

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   Schritt 4

   Link und Passwort getrennt senden

   Den Link per E-Mail, das Passwort per SMS oder Telefon: Wer das eine abfängt, hat das andere nicht.

§ 203 StGB: Schweigepflicht und externe Dienste

§ 203 StGB schützt Privatgeheimnisse, die unter anderem Rechtsanwälten, Notaren, Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern anvertraut werden. Das Gesetz erlaubt, solche Geheimnisse „sonstigen Personen“ zu offenbaren, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das erforderlich ist, und macht den Berufsträger verantwortlich, wenn diese Personen nicht zur Geheimhaltung verpflichtet wurden. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung setzt genau hier an: Der Inhalt der Dateien bleibt für den Dienst unlesbar, weil der Schlüssel nur im vollständigen Link steckt.

Notariate: Unterlagen eines Kaufvorgangs austauschen

Ein Immobilienkauf bringt Grundbuchauszug, Teilungserklärung, Energieausweis, Pläne und Ausweiskopien zusammen: oft Dutzende gescannte PDFs. Zum Versand laden Sie den kompletten Ordner hoch, Ihre Mandanten erhalten alles als eine ZIP-Datei mit Ordnerstruktur. Zum Empfang erstellen Sie eine Dateianfrage und schicken den Link an Verkäufer und Käufer: Sie laden ihre Unterlagen ohne Konto hoch, bis 100 GB pro Upload, auf einen Link, den Sie mit Passwort schützen können. Siehe auch unsere Seite für Immobilien.

Anwaltskanzleien: Datenräume, Anlagen und Beweismittel

Für eine Due Diligence, ein Audit oder ein umfangreiches Verfahren übermitteln Sie mit Transfr eine nach Ordnern gegliederte Sammlung, mit Pro ohne Größenlimit. Send & Track zeigt, welche Dokumente in der Vorschau geöffnet und heruntergeladen wurden, und wann: nützlich, um zu wissen, ob die Gegenseite die Anlagen erhalten hat. PDFs und Office-Dokumente lassen sich direkt im Browser lesen; Videoaufnahmen werden unverändert übertragen. Siehe Download-Tracking.

Steuerberatung: Belege von Mandanten einsammeln

Zum Jahresabschluss kommen Kontoauszüge, Rechnungen und Belege aus allen Richtungen. Eine Dateianfrage pro Mandant, mit Enddatum und maximaler Anzahl Uploads, bündelt alles, ohne dass Ihre Mandanten ein Konto anlegen. Sie werden bei jedem Upload per E-Mail benachrichtigt; empfangene Dateien bleiben 7 Tage verfügbar. Siehe große Dateien empfangen.

Wie verschickt man einen Personalausweis sicher?

Eine häufige Frage von Mandanten. Statt eines Ausweisfotos in einer E-Mail, das jahrelang in zwei Postfächern liegt: ein Ende-zu-Ende-verschlüsselter Link mit Passwort, der nach wenigen Tagen abläuft. Genauso können Sie Unterlagen Ihrer Mandanten über eine geschützte Dateianfrage empfangen. Siehe Datei mit Passwort versenden.

DSGVO und Hosting

Transfr speichert Dateien standardmäßig in der Europäischen Union, verschlüsselt, und löscht sie automatisch nach Ablauf. Das begrenzt die Speicherdauer, einen Grundsatz der DSGVO, und vermeidet vergessene Kopien in privaten Clouds. Mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bleibt der Inhalt ohne vollständigen Link unlesbar. Mehr: DSGVO-konformer Dateitransfer, unsere Checkliste für sicheren Dateitransfer und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Eine Kanzlei, eine Marke, ein Team

Mit Transfr Pro zeigt die Download-Seite das Logo der Kanzlei und kann auf Ihrer eigenen Domain laufen: Ihre Mandanten erkennen den Absender, was die Verwechslung mit Phishing-Mails erschwert. Bis zu 10 Mitarbeitende teilen diese Marke in einem Team, für 15 € im Monat oder 144 € im Jahr. Siehe eigenes Branding.