Dateien von Kunden empfangen, ganz einfach

Am einfachsten empfangen Sie Dateien von Kunden mit einer Dateianfrage: einer Webseite, auf der Kunden ihre Dateien ablegen, ohne ein Konto anzulegen, während Sie benachrichtigt werden, sobald der Upload fertig ist. Damit fallen E-Mail-Größenlimits weg, das Hin und Her mit „Zugriff anfordern“ entfällt, und alles, was ein Kunde schickt, landet an einem Ort.

Viele Selbstständige und kleine Teams sammeln Dateien noch mühsam ein: ein Dutzend E-Mails mit aufgeteilten Anhängen, ein freigegebener Ordner, den der Kunde nicht öffnen kann, Fotos über WhatsApp in einem Bruchteil der Qualität. Dieser Leitfaden vergleicht die Wege, Dateien zu empfangen, erklärt, worum Sie bitten sollten, damit die Dateien beim ersten Mal passen, und liefert eine Nachricht, die Sie direkt übernehmen können.

Warum Dateien empfangen schwieriger ist als senden

Wenn Sie senden, wählen Sie das Werkzeug. Wenn Sie empfangen, wählt der Kunde, und er nimmt das, was er kennt. Meist ist das E-Mail, die bei 20 bis 25 MB pro Nachricht endet (bei GMX und WEB.DE FreeMail 20 MB, bei Gmail 25 MB, Stand: Oktober 2026; siehe maximale Anhang-Größe), oder ein Messenger, der Fotos und Videos neu komprimiert. Die Lösung: Geben Sie den Kanal selbst vor. Ein Link, ein Ort, keine Entscheidung mehr für den Kunden.

Die Möglichkeiten, Dateien zu empfangen, im Vergleich

Laut Google-Hilfe müssen sich Befragte mit einem Google-Konto anmelden, um eine Frage mit Datei-Upload zu beantworten, und die Dateien landen im Drive des Formularerstellers. Dropbox-Dateianfragen funktionieren in allen Tarifen auch für Personen ohne Dropbox-Konto; in den Tarifen Basic, Plus und Family gilt ein Limit von 2 GB pro Datei, und die Dateien zählen zu Ihrem Dropbox-Speicher.

Was ist ein Dateianfrage-Link?

Eine Dateianfrage ist das Gegenstück zu einem Transfer. Statt Dateien hochzuladen und einen Link zu senden, erstellen Sie einen Link und schicken ihn der Person, die die Dateien hat. Sie öffnet ihn in einem beliebigen Browser, fügt ihre Dateien hinzu, und die Dateien kommen bei Ihnen an. Eine gute Dateianfrage bietet:

• Kein Konto für den Hochladenden: Der Kunde klickt und lädt hoch, sonst nichts.
• Ein großzügiges Größenlimit, damit RAW-Fotos, Videomaterial und Grafikdateien unverändert durchgehen.
• Einen Titel und Hinweise auf der Upload-Seite, damit der Kunde genau weiß, was er schicken soll.
• Benachrichtigungen, wenn etwas ankommt, damit Sie nicht nachsehen müssen.
• Kontrolle: ein optionales Passwort, ein Ablaufdatum und eine Höchstzahl an Einsendungen.

So empfangen Sie Dateien von Kunden mit Transfr

Bei Transfr nimmt eine Dateianfrage bis zu 100 GB pro Upload an, und wer hochlädt, braucht nie ein Konto. Sie selbst können eine Anfrage sogar ohne Konto erstellen: Sie geben nur Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an, damit Sie über jede Einsendung informiert werden.

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   Schritt 1

   Anfrage erstellen

   Erstellen Sie auf Transfr eine Dateianfrage mit einem klaren Titel, etwa „Fotos für den Frühjahrsprospekt“, und einer kurzen Beschreibung, was Sie brauchen.

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   Schritt 2

   Optionen festlegen

   Setzen Sie ein Passwort, wenn die Dateien vertraulich sind, wählen Sie, wann der Link abläuft, und begrenzen Sie bei Bedarf die Zahl der Einsendungen.

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   Schritt 3

   Link teilen

   Kopieren Sie den Link oder seinen QR-Code in Ihre E-Mail, Ihr Angebot oder Ihr Projekttool, oder laden Sie bis zu 10 Personen direkt per E-Mail ein.

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   Schritt 4

   Benachrichtigung erhalten und herunterladen

   Bei jedem Upload bekommen Sie eine E-Mail. Die Dateien kommen in Originalqualität an und bleiben 7 Tage verfügbar, laden Sie sie also zügig auf Ihren eigenen Speicher herunter.

Worum Sie bitten sollten, damit die Dateien gleich passen

Die meisten Verzögerungen entstehen, weil das Falsche ankommt: ein Screenshot statt der Logodatei, ein komprimiertes Foto statt des Originals, ein PDF statt des bearbeitbaren Dokuments. Schreiben Sie diese Punkte in die Beschreibung der Anfrage:

1. Die genauen Dateitypen: „Logo als SVG oder AI, nicht als JPEG“, „Originalfotos aus der Kamera oder vom Handy, nicht aus WhatsApp“.
2. Originalqualität: Bitten Sie Kunden, nichts zu verkleinern, nicht in „E-Mail-Größe“ zu exportieren und keine aus dem Chat gespeicherten Kopien weiterzuleiten, sondern direkt aus der Fotomediathek oder dem Kameraordner hochzuladen. Unsere Anleitung große Dateien vom iPhone senden erklärt die Optionen.
3. Eine Namensregel: zum Beispiel „Nachname_Dokument_Datum“, das spart Stunden, wenn sich Dateien stapeln.
4. Eine Anfrage pro Auftrag: Ein eigener Link pro Projekt hält die Dateien verschiedener Kunden auseinander.
5. Eine Frist: Lassen Sie den Link danach ablaufen, damit späte Uploads nicht in einem alten Projekt landen.

Eine Nachricht zum Kopieren

Guten Tag Frau Berger, für den Start brauche ich die Originalfotos und Ihr Logo. Sie können alles hier hochladen, ganz ohne Konto: [Link]. Bitte senden Sie die Originaldateien (keine Screenshots oder WhatsApp-Kopien) und das Logo als SVG oder AI, falls vorhanden. Der Link ist bis Freitag offen. Vielen Dank!

Kurz, konkret, mit Frist und Dateitypen in einfachen Worten. Sind die Dateien vertraulich, schicken Sie das Passwort in einer eigenen Nachricht, zum Beispiel per SMS.

Vertrauliche Dokumente empfangen

Steuerberater, Anwälte, Personalabteilungen und Makler erhalten Ausweiskopien, Gehaltsabrechnungen und Verträge. Hier zählt die Methode genauso viel wie der Komfort:

• Nutzen Sie eine Anfrage mit Passwort und schicken Sie das Passwort über einen anderen Kanal.
• Wählen Sie ein kurzes Ablaufdatum und eine Höchstzahl an Einsendungen, damit der Link nicht Monate später wiederverwendet werden kann.
• Laden Sie die Dateien in Ihr gesichertes System herunter und lassen Sie sie nicht in Postfächern oder Chatverläufen liegen.
• Verarbeiten Sie personenbezogene Daten, prüfen Sie, wo die Dateien gespeichert werden; mehr dazu unter Dateien DSGVO-konform versenden.

Unsere Seite zum Empfangen großer Dateien beschreibt die Schutzfunktionen im Detail, die Anleitung Dateien sicher versenden den Rest.

Beispiele nach Beruf

Abläufe für einzelne Berufe finden Sie auf unseren Seiten für Freelancer, Agenturen und Videografen.

Dateien bei Veranstaltungen und mobil sammeln

Ein Dateianfrage-Link funktioniert in jedem Handy-Browser und ist deshalb auch jenseits der Kundenarbeit nützlich: Gäste laden nach einer Hochzeit ihre Fotos hoch, Teilnehmende schicken nach einem Workshop ihre Videos, Studierende geben Projekte ab. Drucken Sie den QR-Code der Anfrage auf eine Karte oder eine Folie, und alle laden direkt aus der Galerie ihres Handys hoch. Bitten Sie darum, die Fotos aus der Galerie zu wählen und keine Screenshots oder Chat-Kopien, damit Sie Dateien in voller Qualität bekommen.

Empfangene Dateien ordnen

Empfangen ist nur die halbe Arbeit. Legen Sie vorher fest, wohin die Dateien nach dem Herunterladen kommen: in einen Projektordner mit Kundennamen und Datum, auf ein gemeinsames Laufwerk des Teams oder in den Importordner Ihrer Software. Löschen Sie Dateien, die Sie nicht mehr brauchen, vor allem persönliche Dokumente, und schließen Sie die Anfrage oder lassen Sie sie ablaufen, wenn das Projekt abgeschlossen ist. So können Sie auch die fertige Arbeit sauber zurückschicken, etwa mit einem Transfer-Link vom selben Ort aus.

Typische Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Den ganzen Cloud-Ordner mit Bearbeitungsrechten freigeben, nur um ein paar Dateien einzusammeln.
• Dateien über Messenger annehmen, die sie komprimieren können und im Verlauf vergraben.
• Einen einzigen Dauerlink für alles nutzen, der Kunden durcheinanderbringt und ewig offen bleibt.
• Den Empfang nicht bestätigen: Ein kurzes „Alles angekommen, danke“ verhindert doppelte Uploads.