不動産の書類と物件素材を、安全に送る

不動産取引でやり取りされるファイル

雑な扱いになりやすいのは、まさに機密性の高いファイルです。メールのスレッドに埋もれたスマホで撮った運転免許証の写真や、3回転送された源泉徴収票。申込者に専用のアップロード用リンクを渡し、契約書を暗号化して送れば、リスクも受信箱の散らかりも減らせます。

購入者や入居希望者から書類を集める手順

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   ステップ 1

   ファイルリクエストを作る

   transfr.meで「受け取る」に切り替え、物件ごとか申込者ごとに、「〇〇マンション302号室 入居申込」のような名前でリクエストを作ります。

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   ステップ 2

   保護する

   パスワードを付け、締め切り（最長60日、または期限なし）を決め、1世帯向けのリンクなら受付件数に上限を設けます。

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   ステップ 3

   リンクとパスワードを別々に送る

   パスワードはSMSで、リンクはメールで。内見の場ではQRコードを見せることもできます。

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   ステップ 4

   申込者はスマホからアップロード

   アカウントもアプリも不要です。ファイルを選ぶか写真を撮って、1回100GBまで送れます。

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   ステップ 5

   自社のシステムに保存する

   ファイルが届くとメールが来ます。届いたファイルは7日間保管されるので、顧客ファイルに保存し、不要になったものは削除しましょう。

契約書や個人の書類を安全に送る

• エンドツーエンド暗号化： オンにすると、ファイルはアップロード前にブラウザで暗号化されます。鍵はリンクの一部で、当社のサーバーに保存されることはありません。
• パスワード： 電話かSMSで伝え、リンクと同じメールには書きません。
• ダウンロード1回： 1人向けの書類は、ダウンロード数を1回に設定します。
• 短い有効期限： たいてい1〜3日で十分です。期限が来ればファイルは削除されます。
• 保存場所： ファイルは標準で西ヨーロッパに、または選んだ別の地域に保存されます。

日本では2022年5月の宅地建物取引業法の改正で、重要事項説明書や契約書面を相手方の承諾を得て電子で交付できるようになりました。署名や交付の手続きは電子契約サービスで行い、Transfrはその前後で書類をやり取りするために使います。各設定の考え方は「ファイルを安全に送る方法」と「GDPRに準拠したファイル転送」で解説しています。相手方の司法書士や弁護士向けの情報は「法律事務所向け」をご覧ください。

物件写真、動画、バーチャル内見

高解像度の写真40枚、ドローン空撮、4Kのルームツアーをそろえた物件撮影は、すぐに数GBになり、メールではとても送れません。カメラマンはフォルダ（写真、ドローン、動画、間取り図）を保ったままリンク1本で納品し、仲介会社はダウンロード前に画像とMP4の動画をブラウザで確認できます。同じリンクを売主に送って確認してもらうこともできます。ポータルサイトはたいてい縮小した画像を求めるので、カメラマンは、仲介会社がチラシや店頭掲示用に保管する原寸のデータとは別に、ウェブ用サイズのセットを添えることがよくあります。ドローンやルームツアーの動画は「大容量の動画を送る」を、カメラマン側の話は「フォトグラファー向け」と「大容量の写真を送る」をご覧ください。

間取り図や報告書への質問

間取り図、建物状況調査の報告書、物件資料一式は、コメントをオンにしてPDFで送りましょう。購入希望者は該当するページに質問をピン留めでき（「この壁は抜けますか？」）、ログインしていればコメントのたびにメールが届きます。回答はメールに散らばらず1か所にまとまり、2回目の内見の前に、どの資料に質問が集まったかもわかります。

賃貸管理：退去立会い、修繕、引き渡し

管理会社は、入居者、オーナー、工事業者と常にファイルをやり取りします。入居時・退去時の立会いの写真、修繕の見積もり、請求書、工事の前後の写真。建物ごとに期限なし・パスワード付きの常設のファイルリクエストを用意すれば、工事業者は現場から報告書と写真をアップロードできます。オーナーには、点検報告書と写真のフォルダをまとめた1回の転送のほうが十数通のメールよりわかりやすく、質問があればPDFのページごとにコメントもできます。

海外の買主や遠方のオーナーとのやり取り

海外から移住する買主、海外の投資家、遠方の物件オーナーは、仲介会社とリモートでやり取りすることがよくあります。大きな資料一式を送るときは、相手にいちばん近い保存地域（北米、アジア太平洋、オセアニアなど）を選び、相手がリンクを開くのが翌日になるかもしれないことも考えて有効期限を決めましょう。画面は18言語に対応しているので、外国人の買主にも便利です。

買主が資料を開いたかを知る

無料アカウントがあれば、転送がダウンロードされるたびにメールが届きます。ProではSend & Trackが加わり、ページの訪問、ファイルごとのダウンロード、国と都市（訪問者がCookieを受け入れた場合）、端末、各ファイルの閲覧時間がわかります。仲介会社にとっては、間取り図を10分見ていた買主に、ちょうどよいタイミングでフォローできるということです。「ダウンロード通知と追跡」をご覧ください。

不動産会社には無料とProのどちら？

始めるなら、習慣を1つずつ置き換えましょう。次の入居申込でファイルリクエストを作り、次の契約書はパスワード付きで暗号化して送る。申込者にとっても、給与明細の写真をメールで送るより簡単です。