法律事務所・法務チーム向けの安全なファイル転送

機密文書にメールでは不十分な理由

多くの事務所は書類をメールで共有していますが、機密ファイルには3つの問題があります。コピーが、メールが通ったすべてのメールボックスとバックアップに増えていくこと。一般的なサービスでは添付が20〜35MBまでなので、大きな書類一式は分割されたり個人のツールで送られたりすること。そして一度送ると、書類を取り消すことも、転送先を制限することもできないことです。適切に設定した転送リンクなら、それぞれに対処できます。コピーは1つ、決めた期間だけ保持され、リンクと、選べばパスワードを持つ人だけがアクセスできます。

重要な管理機能と、その仕組み

エンドツーエンド暗号化をオンにすると、リンクの「#」以降が復号鍵になります。完全なリンクを持つ人は誰でもファイルを開けるので、リンクは書類そのものと同じように扱い、別の手段で送るパスワードと組み合わせましょう。設計は「エンドツーエンド暗号化」で、パスワードは「パスワード付きでファイルを送る」で解説しています。

機密文書を安全に送る手順

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   ステップ 1

   Transfrを開いてファイルを追加

   transfr.meを開いて書類を追加します。スキャン、開示書類一式、録音などの大きな束も、無料プランで1回100GBまで送れます。

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   ステップ 2

   エンドツーエンド暗号化をオン

   転送のオプションで有効にします。暗号化はアップロード前にあなたのパソコンで行われます。

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   ステップ 3

   パスワードとダウンロード数の制限を加える

   パスワードを設定し、受信者が1人ならダウンロード数を1回にします。

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   ステップ 4

   短い有効期限を選ぶ

   依頼者がすぐにダウンロードする書類なら、たいてい1〜3日で十分です。

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   ステップ 5

   リンクとパスワードを別々に送る

   リンクはいつもの事務所のアカウントからメールし、パスワードは電話かSMSで伝えます。リンクの期限が来ればファイルは削除されます。

依頼者から書類を受け取る

身分証、契約書、診療記録、証拠は、メールやメッセージアプリでスマホの写真として届くことがよくあります。ファイルリクエストなら依頼者にきちんとした窓口を用意できます。リンク（またはQRコード）を1つ共有すれば、依頼者はスマホやパソコンからアカウントなしで1回100GBまでアップロードでき、届くとメールが来ます。リクエストをパスワードで保護し、締め切りと受付件数の上限を設定しましょう。届いたファイルは7日間保管されるので、速やかに文書管理システムに移してください。

大きなファイル：証拠、録音、開示書類一式

• 映像や音声の証拠（防犯カメラの書き出し、聴取の録音）は日常的にメールの上限を超えます。1回の転送でバイト単位のまま送れば、コピーは元と一致します。「大容量の動画を送る」をご覧ください。
• スキャンした書類一式は数百ページで100MB〜数GBになることも多く、PDFはブラウザでプレビューできます。「重いPDFを送る」をご覧ください。
• 事件フォルダまるごとも構成が保たれるので、受け取る側も同じ目次で見られます。
• 100GBを超える場合、 Proなら1回のサイズに制限はありません。

依頼者や相手方と草案を確認する

契約書の草案や証拠一式は、PDFを送るときにコメントをオンにしましょう。読み手は特定のページにメモをピン留めでき（「第7条2項：通知期間を確認」）、無料アカウントならコメントのたびにメールが届きます。ワープロの変更履歴や正式な修正版の代わりにはなりませんが、スマホで読む依頼者が正しいページに疑問を残すには手軽な方法です。機微な草案では、コメントにパスワードと短い有効期限を組み合わせ、リンクを持つ人はその転送のコメントを読めることを覚えておきましょう。

データの保存場所と個人情報保護

Transfrは標準で西ヨーロッパにファイルを保存し、転送ごとに地域を選べます。リンクの期限が来ればファイルは削除され、期限切れの転送は毎日消去されます。日本国内では、個人データの漏えい等が個人の権利利益を害するおそれがある場合、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が求められます（2022年4月1日から）。事務所の義務は法域と職業上の規則によって異なるため、コンプライアンス担当者に確認してください。背景知識は「GDPRに準拠したファイル転送」と「安全なファイル転送のチェックリスト」で。これは法的助言ではありません。

法務チームの良い習慣

• パスワードはリンクとは別の経路で送る。
• 1人に渡す書類は、ダウンロード1回限りのリンクに。
• 有効期限は短めに。長く残るリンクより、送り直すほうを選ぶ。
• 知らない送り主から受け取ったファイルは慎重に開く。Transfrはウイルススキャンを行いません。
• 何を、誰に、いつ送ったかを事件記録に残す。ProならSend & Trackでいつダウンロードされたかがわかります。

事務所名で送るなら、Proのブランディング（ロゴ、サブドメインや独自ドメイン）で依頼者がダウンロードページを見分けられるようになり、Teamsで最大10人の同僚と共有スペースを使えます。全体のガイドは「ファイルを安全に送る方法」をご覧ください。

導入前に、同僚と一連の流れを試しましょう。パスワードとダウンロード1回の制限を付けた暗号化の転送と、同僚がスマホから応答するファイルリクエスト。5分で、依頼者に何が見えるかが正確にわかります。